LANGUAGE: PL UK DE
Kancelaria Adwokacka

PORADY PRAWNE


O co można pytać podczas rozmowy o pracę?

Wprowadzony do Kodeksu pracy przepis art. 22¹ uprawnia pracodawców do żądania określonych danych osobowych od osób ubiegających się o zatrudnienie oraz od pracowników. Przy wyznaczaniu zakresu informacji jakich może żądać pracodawca od kandydata na pracownika na podstawie art. 22¹ k.p., należy wziąć pod uwagę rozumienie pojęcia „danych osobowych”. Przepisy Kodeksu pracy nie zawierają żadnej regulacji w tym przedmiocie. Należy więc odwołać się do treści ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29.08.1997r. (Dz.U. z 2002r., Nr 101, poz. 926). Zgodnie z treścią art.6 ust.1 w/w ustawy, za dane osobowe uważa się „wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.”

Zgodnie z przepisem art. 22¹ § 1 k.p., dane dotyczące życia kandydata na pracownika – których podania może żądać pracodawca – można podzielić na trzy sfery, a mianowicie:

-       sferę identyfikacji personalnej,

-       sferę pracy,

-       oraz sferę tajemnicy osobistej.

Za sferę identyfikacji personalnej należy uznać dane obejmujące:

-       imię i nazwisko,

-       imiona rodziców,

-       datę urodzenia

-       oraz miejsce zamieszkania (adres do korespondencji).

Za okoliczności dotyczące sfery pracy ustawodawca uznał:

-       okoliczności dotyczące wykształcenia kandydata do pracy

-       oraz przebieg jego dotychczasowego zatrudnienia.

Pozostałe informacje to informacje sfery osobistej. Ustawodawca uznał je generalnie za niedostępne dla pracodawcy z wyjątkiem sytuacji, kiedy przepis szczególny zezwala mu żądać ich od kandydata na pracownika. Należy dodać, iż po nawiązaniu stosunku pracy, pracodawca może ponadto zażądać od pracownika podania dodatkowych informacji, tj.: innych danych osobowych pracownika, imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika. Pracodawca może jednak żądać podania w/w danych tylko pod warunkiem, że uzyskanie powyższych informacji jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Ponadto pracodawca ma prawo żądać od pracownika numeru PESEL.

Nie ma wątpliwości, że przepis art. 22¹ k.p. zawiera zamknięty katalog danych osobowych, których może żądać pracodawca od kandydata na pracownika, jak i od pracownika. Zarówno w § 1 jak i § 2 art. 22¹ k.p. ustawodawca posłużył się zwrotem „pracodawca ma prawo żądać”. Sugeruje to, że w pozostałym zakresie żądanie danych osobowych od osoby ubiegającej się o zatrudnienie jest zakazane, a normy odtworzone z przedmiotowego przepisu przyznają pracodawcy prawo. Warto zwrócić uwagę na to, że ani Konstytucja (zwłaszcza art. 51), ani ustawa o ochronie danych osobowych (zgodnie bowiem z par. 5 art. 22¹ przepisy o ochronie danych osobowych stosuje się zawsze w zakresie nieuregulowanym w art. 22¹ § 1-4 k.p.), nie ustanawiają zakazu żądania danych osobowych. W związku z tym w literaturze podkreśla się, że to właśnie przedmiotowy przepis Kodeksu pracy – wbrew pozorom i wbrew brzmieniu – jest źródłem zakazu, a nie prawa pracodawcy.

Rozważając zakres danych jakich może żądać pracodawca od kandydata na pracownika należy podkreślić, że oprócz danych wymienionych w art. 22¹ § 1 k.p., pracodawca może żądać także innych danych, jeśli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Chodzi przede wszystkim o przepisy, które wprowadzają rygory w selekcji kandydatów na dane stanowisko pracy. Przykładowymi przepisami szczególnymi będą w tym wypadku te wszystkie regulacje, które wśród wymogów selekcyjnych wymieniają np. obywatelstwo polskie, stan majątkowy, czy niekaralność potencjalnego pracownika. Przepisy takie najczęściej nie przewidują podawania tych danych przez osobę ubiegającą się o pracę ale określają warunki, jakie taka osoba musi spełniać, aby mogła zostać zatrudniona na danym stanowisku. Poprzez takie wymogi, na pracodawcę nałożony zostaje obowiązek żądania takich danych od kandydata na pracownika. W literaturze zwraca się także uwagę, że żądanie ujawnienia danych wynikać może z samych przepisów prawa pracy. Dlatego na przykład nie narusza zakazu żądania informacji o ciąży kandydatki na pracownicę, jeżeli ubiega się ona o zatrudnienie przy pracy wzbronionej kobietom w ciąży.

Ze względu na treść przepisu art. 22¹ § 5 k.p. nie ma zastosowania w omawianym zakresie art. 23 ust.1 u.d.o. Przewiduje on inne – aniżeli szczególne przepisy prawa – przesłanki dopuszczające przetwarzanie danych osobowych, w tym zgodę osoby, której dane dotyczące. W świetle art. 22¹ k.p. nie można zatem przyjąć, że pracodawca po uzyskaniu zgody na przetwarzania danych od kandydata, uprawniony jest do żądania od niego innych danych aniżeli wymienionych w art. 22¹ § 1 k.p. Takie rozwiązanie ustawodawcze nie dziwi, gdyż uzyskiwanie przez pracodawcę od kandydata „zgody” na przetwarzanie innych wymaganych danych stawiałoby pod znakiem zapytania swobodę wyrażania takiej zgody. Na gruncie polskiej ustawy uważa się, że „zgoda” na przetwarzanie danych osobowych musi zostać wyrażona „swobodnie”. Zgoda na przetwarzanie danych stanowi przejaw autonomii informacyjnej jednostki, tj. prawa do dysponowania przez nią tym dobrem, czyli decydowania w zakresie kto, w jakim celu i w jakim zakresie może przetwarzać jego dane. Oczywistym jest, że swobodę taka może wykluczać zależność lub podporządkowanie w stosunku do podmiotu, któremu zgoda taka jest udzielana. Dlatego też zrozumiałym jest, że w polskiej literaturze przedmiotu przyjmuje się powszechnie, że w relacjach zatrudnienia trudno mówić o „dobrowolnym”, czy też „swobodnym”, „nieskrępowanym” podjęciu przez podmiot decyzji i wyrażeniu woli w sprawie „zgody”. Podkreśla się, że kandydat na pracownika ma świadomość, że nieudzielenie informacji na swój temat może znacznie obniżyć jego szansę na uzyskanie pracy w stosunku do innych kandydatów. Dlatego też złożenie pracodawcy oświadczenia w przedmiocie zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych zawsze będzie wykluczało swobodę udzielenia takiej zgody. W praktyce sytuacje, w których podmiot danych jest faktycznie zobligowany do przekazania swoich danych, ale jednocześnie wymaga się do niego złożenia oświadczenia „zgody” w tym zakresie, określa się mianem „wymuszenia zgody”. Do takich przypadków Generalny Inspektor Danych Osobowych  zalicza właśnie uzyskiwanie przez pracodawcę oświadczenia od kandydata do pracy. Generalny Inspektor Danych Osobowych uznał, że przepis art. 22¹ § 4 k.p. jest przepisem szczególnym wobec ustawy o ochronie danych osobowych. Ustawodawca uzależnił w nim prawo żądania danych osobowych w prawie pracy od uregulowania obowiązku ich podania w odrębnych przepisach. Generalny Inspektor uznał, że w przypadku kiedy kwestia udostępniania pracodawcy danych innych niż wymienione w art. 22¹ § 1 nie jest uregulowana przepisem prawa, to pracodawca nie może zażądać ich podania, nawet gdyby kandydat do pracy wyraził na to zgodę na piśmie. Jest to więc rozwiązanie zgoła odmienne od rozwiązania zawartego w art. 27 u.d.o.

Należy jednak podkreślić, że przepis art. 22¹ k.p. nie ogranicza autonomii informacyjnej jednostki, gdyż osoba ubiegająca się o zatrudnienie może z własnej inicjatywy podać pracodawcy inne dane na swój temat. Kwestię dopuszczalności przetwarzania danych osobowych należy wówczas rozpatrywać na gruncie ustawy o ochronie danych osobowych. Podstawę prawną będzie stanowiła wówczas zgoda podmiotu udzielającego informacji.

Warto zwrócić również uwagę na to, iż na gruncie nowego przepisu art. 22¹ k.p. istnieje niebezpieczeństwo, że pracodawcy będą żądać udzielenia innych danych osobowych niż wymienione w tym przepisie w taki sposób, aby wskazywało to na udzielenie ich z własnej inicjatywy przez osobę ubiegająca się o zatrudnienie. Udzielenie danych osobowych przez osobę ubiegająca się o zatrudnienie z jej własnej inicjatywy nie oznacza jednak, że pracodawca może pozyskiwać tak udzielone informacje. Takie zachowanie pracodawcy stanowi oczywistą próbę pominięcia zakazu wyznaczonego w art. 22¹ k.p. Nie może być ono uznane jednak za nieważne na podstawie art. 58 k.c. („czynność prawna sprzeczna z ustawą albo mająca na celu obejście ustawy jest nieważna”) w związku z art. 300 k.p. („w sprawach nieuregulowanych przepisami prawa pracy stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego”), gdyż żądanie udzielenia danych osobowych nie jest czynnością prawną, lecz czynnością faktyczną. Ponadto żądanie udzielenia danych osobowych może być uznane za nadużycie prawa podmiotowego, gdy zostanie wysunięte względem zatrudnionego już pracownika. Natomiast w przypadku kandydata na pracownika zasadniczo nie może dojść do nadużycia prawa podmiotowego, ponieważ kandydat nie jest związany stosunkiem prawnym z pracodawcą i dlatego żądanie danych osobowych od potencjalnego kandydata nie stanowi wykonywania prawa podmiotowego. Ograniczenia pozyskiwania przez pracodawcę danych osobowych dobrowolnie przekazywanych przez kandydata ubiegającego się o pracę, można poszukiwać w przepisach Kodeksu cywilnego o ochronie dóbr osobistych, w przepisach Kodeksu pracy ustanawiającego nakaz równego traktowania w zatrudnieniu oraz w przepisach u.d.o., przy założeniu jednak że pracodawca zbiera dane w celu włączenia ich następnie do zbioru ewidencyjnego albo systemu informatycznego.

Rozważając zakres informacji do udzielenia jakich zobowiązany jest kandydat na pracownika na podstawie przepisu art. 22¹ k.p. należy precyzyjnie określić rozumienie zwrotu „żądanie podania danych osobowych”. Zgodnie z poglądem utrwalonym w piśmiennictwie zwrot ten obejmuje wszelkie sytuacje określenia warunków selekcyjnych, postawione przez samego pracodawcę lub też za pośrednictwem podmiotów trzecich. „Żądanie” może więc przybrać np. formę ogłoszenia prasowego (w tzw. rubryce „dam pracę”), ogłoszenia zawartego w serwisie www pracodawcy albo też ankiet, czy kwestionariuszy wskazujących na konieczność udzielenia informacji o określonych danych osobowych przez osobę ubiegającą się o pracę. Żądanie podania określonych informacji może zostać postawione kandydatowi na pracownika także za pośrednictwem agencji zatrudnienia, czy publicznej służby zatrudnienia. „Żądaniem” w rozumieniu przepisu art. 22¹ k.p. jest także wyrażanie przez pracodawcę „życzeń”, co do udzielania określonych danych osobowych. Z uwagi na sytuację, w jakiej znajduje się osoba ubiegająca się o zatrudnienie, takie „życzenia” będą dla niej równoznaczne z wymaganiem od którego spełnienia pracodawca uzależnia nawiązanie stosunku pracy. Zakaz z przepisu art. 22¹ k.p. odnosi się więc do wszelkich sposobów pozyskiwania informacji przez pracodawcę.

W przepisie art. 22¹ k.p. uregulowana została forma udostępniania danych osobowych przez kandydata na pracownika. Zgodnie z przepisem art. 22¹ § 3 k.p. udostępnianie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. W myśl artykułu 22¹ § 3 k.p. pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych, o których mowa w § 1 tego przepisu. W myśl przepisu art. 22¹ k.p. nie może on jednak żądać danych objętych życiorysem i listem motywacyjnym, chyba że są to wyłącznie dane wskazane w art. 22¹ k.p.

W związku z postępem nauk socjologicznych i technicznych powstają w Polsce – podobnie jak i w innych krajach Unii Europejskiej – praktyczne trudności realizacji ochrony prywatności kandydata na pracownika związane z wykorzystaniem przez pracodawcę nowoczesnych technik socjotechnicznych, audiowizualnych i teleinformatycznych w procesie werbowania pracowników do pracy. Techniki powyższe stosowane są często bez wiedzy zainteresowanych. Jest to o tyle istotne, że mają one na celu dokonanie szybkiej analizy i oceny postawy moralnej kandydata na pracownika,  jego zainteresowań itp. Pracodawcy wykorzystują wyżej wskazane zdobycze techniki dla realizacji swoich interesów. Powołują się przy tym na swobodę gospodarczą, równość stron stosunku pracy, a także konieczność właściwego doboru kadry. Często wskazują też, iż kandydat na pracownika zgodził się na zastosowanie konkretnej techniki badawczej dla dokonania jego oceny. Poglądy na temat dopuszczalności wykorzystania przez pracodawcę w/w technik w trakcie werbunku nowych pracowników są w nauce prawa pracy podzielone.

Literatura:

1. J. Barta, R.Markiewicz „Ochrona danych osobowych. Komentarz”, Kraków 2001.

2. A. Drozd „Uprawnienia podmiotu zatrudniającego do pozyskiwania informacji o kandydacie na pracownika”, PiP 2000r., z.12.

3. A. Drozd „Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz. Wzory pism i przepisy”, Warszawa 2004 r.

4. A. Drozd „Ochrona danych osobowych pracownika (kandydata) po nowelizacji kodeksu pracy”, PiZS 2004, nr 1.

5. M. Gersdorf „Kilka uwag praktycznych o ochronie danych osobowych pracownika”, PZS 2005/8/14- t.1.

6. W. Muszalski „Kodeks pracy. Komentarz”, Warszawa 2001 r.

7. G. Sibiga „Przetwarzanie i ochrona danych osobowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie w świetle przepisów prawa pracy”, Radca Prawny 2005/2/67, t.1.

8.  „Ochrona danych osobowych i informacji niejawnych w praktyce” – publikacja zbiorowa pod redakcją P.Woźnego, A.Leśniewskiego oraz E. Habryn – Motawskiej, J.Motawskiego tom 1, 2 i 3; Poznań 2000r. wraz z zestawami aktualizacyjnymi z czerwca 2004, lutego i listopada 2005r.

 

ADWOKAT

MARZENA KORZENIEWSKA-GAJEWSKA

UL. BUDOWLANYCH 35,

II PIĘTRO 43-100 TYCHY

Kancelaria Adwokacka Tychy

jest czynna w pn., wt., czw. i pt.

w godzinach 9:00-17:00 oraz w środę w godzinach 11:00-19:00.

Adwokat przyjmuje po uprzednim telefonicznym uzgodnieniu terminu spotkania.

tel. kom.: 692 938 422

e-mail: mk@adwokat-korzeniewska.pl